Auf absehbare Zeit gibt es das „Papierlose Büro“ in Unternehmen, Behörden und Praxen nicht. Im Gegenteil, der Papierverbrauch steigt ständig, derzeitig verdoppelt sich die produzierte Papierflut alle 4 Jahre. Im Durchschnitt wird jedes Dokument 5 mal kopiert und trotz computergestützter Arbeitsplätze sinkt die Produktivität im administrativen Bereich jährlich um 5 %.

Obiges erscheint nicht logisch. Betrachtet man die Thematik etwas differenzierter werden die Trends und Chancen jedoch klar erkennbar:

Zwar wächst der Papierverbrauch, aber unterproportional

Relationen papiergebunden / digital:

- liegen zu 80 % in papiergebundener Form vor,

- doch werden 80 % digital erstellt, bzw. fallen so an

- zu 35 % werden sie digital versandt bzw. empfangen

- für die „steuerlich relevanten Daten“ gilt ab 01.01.2002 100 %ige Digitalisierungspflicht

Untersuchungen bezüglich der Papieraufbewahrung zeigen:

- ca. 20 % aller Dokumentenzugriffe sind erfolglos: Die Dokumente sind falsch abgelegt, verschwunden oder anderswo in Bearbeitung.

- Durchschnittlich wird jedes Dokument 5 X kopiert

- Die International Data Corperation (IDC) schätzt, dass 10-15 % der Erlöse eines Unter-nehmens für die Erzeugung, Verwaltung und Verteilung von Dokumenten ausgegeben werden.

Die Arbeitsgemeinschaft wirtschaftliche Verwaltung (AWV) hat bereits in 1998 das Rationalisierungspotential durch digitales Informationsmanagement wie folgt eingeschätzt:

- Reduzierung der Bearbeitungszeit 50-90 %

- Senkung der Bearbeitungskosten je Dokument 20-40 %

- Erhöhung der Sachbearbeiterproduktivität 20-30 %

- Verkürzung der Durchlaufzeiten 20-40 %

Folgende Untersuchungsergebnisse des Fraunhofer Institutes zeigen deutlichen Handlungsbedarf:

Archivierung im Vergleich zur Papierablage die

- Ablagezeiten um rund 75%

- Recherchezeiten um rund 90%

- Archivierungskosten um rund 95%

Das signalisiert ein großes Rationalisierungspotential vom mindestens 75 %.